Um sistema de 5S (senso de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina) cria um ambiente de trabalho disciplinado, limpo e bem-organizado.
Os programas de televisão que exploram as virtudes de uma vida melhor por meio da organização estão todos os lugares. Em programas populares como “Mission Organization” (Home e Garden Television), “Life Simplified” (Fine Living) e “Clean Sweep” (TLC), por exemplo, os donos das casas e uma equipe de organização limpam casas, se desfazem de lixo acumulado ao longo dos anos, fazem faxina e organizam para simplificar vidas e permitir que as pessoas façam uso mais eficiente do seu tempo.
Antes dos donos das casas se tornarem organizados, sua vidas em eram caracterizadas por complicações indevidas e dificuldades – eles estavam constantemente procurando por coisas como chaves colocadas no lugar errado, pagavam contas atrasadas por colocá-las no local errado, pagavam contas atrasadas por colocá-las no local errado, se atrasavam porque suas crianças não encontravam a lição de casa ou tropeçavam em brinquedos que não eram guardados no local certo.
Tipos semelhantes de problemas de organização, que nos roubam tempo precioso em casa, existem no local de trabalho. Tais problemas são exacerbados nos negócios, pois há mais pessoas trabalhando juntas e horas incontáveis empregadas nestas atividades muito dispendiosas e que não agregam valor.
Na manufatura, os funcionários procuram por ferramental e componentes desorganizados, peças obsoletas se espalham no chão da produção, os supervisores gastam horas procurando por estoque em processo (WIP) no meio de um mar de pedidos incompletos espalhados pelo chão de fábrica, e os produtos não conformes são misturados às peças boas e enviados inadvertidamente aos clientes.
Ambientes de trabalho administrativo não são imunes e esta falta de organização. O pessoal administrativo perde um tempo precioso procurando arquivos desorganizados em sistemas de arquivo e escritórios bagunçados, examinando pilhas de papéis em suas mesas e caixas de entrada procurando por uma documentação específica ou vasculhando entre uma grande quantidade de e-mails obsoletos.
Estas questões cotidianas de organização no local de trabalho manisfesta-se em problemas maiores como:
*Lead times mais longos.
*Baixa produtividade.
*Custos operacionais mais altos.
*Entregas atrasadas.
*Desafios ergonômicos.
*Restrições de espaço.
*Paradas freqüentes de equipamentos.
*Ameaças ocultas de segurança.
O SISTEMA 5S
A ação corretiva sistemática para este problema é fazer uma limpeza, organizar-se e fazer disso a maneira como você faz negócios. Em outras palavras, é tempo de implementar o 5S:
*Senso de utilização
*Senso de organização
*Sendo de limpeza
*Senso de padronização
*Senso de autodisciplina.
O 5S sistemático e orgânico para a produção enxuta, um sistema de negócios para organizar e gerenciar as operações de manufatura que requerem menos esforço humano, espaço, capital e tempo para confeccionar produtos com menos defeitos. Ele cria um ambiente de trabalho que é disciplinado, limpo e bem ordenado.
Este tipo de organização “há um lugar para tudo e tudo está em seu lugar”, característica de companhias como a Toyota, a pioneira da produção enxuta, expõe ineficiências e interrupções no fluxo de trabalho, a fim de que esses problemas não sejam mais escondidos e possam ser resolvidos.
Quando o 5S é implementado adequadamente, cria uma fabrica visual que permite uma determinação rápida do status do local de trabalho. Á primeira vista, os gerentes e supervisores conseguem ver quando as coisas estão fora de ordem, quando a produção cai ou está atrasada, ou quando a WIP não está onde deveria estar.
Em seu livro Gemba Kaizen, Masaaki Imai diz: “Como regra geral, introduzir a boa organização do local de trabalho reduz em 50% os defeitos no processo.” É por isso que o 5S é tão importante. Ele cria uma base para o sistema global de produção enxuta de nossa companhia.
Senso de Utilização: O primeiro passo, o senso de utilização, requer que os funcionários se desfaçam do que não é necessário para que suas tarefas sejam realizadas no local de trabalho. Pode-se liberar um espaço valioso para o trabalho ao limpar os amontoados – peças, WIP, refugos, documentos, material de embalagem, ferramentas, maquinário, equipamentos e itens diversos. Parte deste material é necessária para atingir os objetivos de produção, mas a maioria não é. Pilhas de itens dispersos se acumulam e impedem o fluxo de trabalho. De acordo com Pascal Dennis, os custos desta falta de organização no local de trabalho são o aumento de dificuldades e os lead times cronicamente aumentados.
Senso de Organização: Os funcionários organizam os materiais essenciais que restaram para minimizar seu desperdício de movimento, caminhada e o movimento de materiais. “Um lugar para tudo e tudo está em seu lugar” inclui a colocação de tais coisas como máquinas, ferramentas, áreas de armazenamento e arquivos. O local deve estar limpo, para que qualquer pessoa – incluindo equipes de trabalho, pessoal de apoio e novos contratados – possa encontrar qualquer coisa, a qualquer hora, e para que situações fora do padrão sejam óbvias a todos. Criar este tipo de fábrica visual resultará num ambiente que fala com você sem o uso de comunicação verbal.
Senso de Limpeza: A etapa da limpeza (e inspeção) tem o foco na limpeza. As equipes determinam áreas específicas para limpar, determinam como elas devem ser limpas e quem fará a limpeza. Elas definem os padrões de limpeza. Os alvos para a limpeza incluem áreas de armazenamento, equipamentos e maquinário, e seus arredores ( por exemplo, nos corredores, sob cadeiras e sob mesas). Enquanto limpam, os funcionários devem também checar a condição de seu equipamento, a fim de identificar previamente sinais de aviso de paradas não planejadas.
Senso de Padronização: Na etapa de padronização, deve-se estabelecer estações centralizadas de 5S. Estas devem conter os utensílios adequados, tais como vassouras, esfregões, panos de limpeza, rótulos e fita para identificação por cores – o que for necessário para a manutenção da organização do local de trabalho e dos sistemas visuais. Idealmente, os funcionários podem acessar rapidamente estes utensílios quando necessário. A gerência precisa criar uma política de tempo de melhoria do 5S a qual defina claramente quanto é alocado para a manutenção do 5S, regularmente. Muitas companhias simplesmente alocam alguns minutos ao final do turno, diariamente, para que cada funcionário complete a tarefa que lhe foi atribuída. Como parte de uma fábrica visual, deve ser afixado um checklist de limpeza descrevendo as responsabilidades e a programação.
Senso de Autodisciplina: Nesta etapa, a quinta e a última, a equipe age para assegurar que o 5S crie raízes profundas na companhia e torne-se a maneira normal de se fazer negócios. Envolvimento é a chave. A autodisciplina é mais bem estabelecida quando o envolvimento se dá em vários níveis – além do pessoal do chão-de fábrica realizando a manutenção diária dos sistemas de organização, a gerência deve estar envolvida nas auditorias de 5S, verificando a conformidade, dando feedback sobre o desempenho das metas de 5S e participando ativamente nos eventos de implementação da melhoria de 5S (chamados kaizens), o que requer diversos dias para inspecionar uma área de trabalho.
A BASE DO LEAN
A maioria das companhias aborda a organização do local de trabalho da mesma forma com que muitos donos de casa o fazem. Eles limpam e organizam somente antes de receber visitas ou durante a limpeza anual.
Eles nunca percebem os benefícios diários do 5S: menos procura, diminuição de movimentos e caminhada, downtime reduzido, menos ameaças de segurança e acidentes, fluxo melhorado, menos erros e melhor utilização do espaço. Estes benefícios diários são adicionados ás melhorias anuais na produtividade, qualidade, em custos, entrega, pessoal e moral.
Para implementar com sucesso outras ferramentas de lean, tais como trabalho padronizado, sistema de reprodução visual de estoque, manutenção produtiva total, redução de setup e mistake proofing, uma organização necessitará resolver todas as questões do local de trabalho as quais perpetuam o desperdício em tudo que fazem.
Em um ambiente de trabalho desorganizado, na verdade, a falta de um sistema robusto de 5S tornará ineficazes estas outras ferramentas de lean. Por exemplo, os operadores acharão difícil repetir o trabalho padronizado para atender à demanda do cliente.
Além disso, os tempos de setup do equipamento podem geralmente ser reduzidos drasticamente através da implementação do 5S. Perde-se um tempo valioso simplesmente buscando e reunindo as ferramentas e utensílios necessários para realizar o setup. Em minha experiência, não foi incomum perceber uma quantia igual a 30% de redução no tempo de setup após aplicar o 5S em um setup específico.
O 5S também é uma parte crucial da Manutenção Produtiva Total (TPM). Enquanto os operadores estão fazendo a limpeza, eles também devem inspecionar o equipamento – ouvindo e observando as anomalias e tomando ações antes de ocorrer uma parada.
No Mistake Proofing, quando você examina diversas maneiras para tornar fácil a correta realização das coisas, você aplica os códigos de cores do 5S e os símbolos visuais. Ao implementar sistemas de puxar visuais de reposição de estoque, tais como kanban (sistema padrão de estoque para a alimentação de processo downstream), o 5S auxilia na organização e simplificação do gerenciamento do estoque físico. A organização adequada irá assegurar o mínimo de manuseio de material, usando ponto de armazenamento onde for aplicável, bem como sinais de reposição visual.
Por essas razões, muitas companhias adotaram a abordagem que recomendei, implementando o 5S antes de desenrolar outras ferramentas do lean. Todos os funcionários podem adotar esta ferramenta e começar a colher seus benefícios imediatamente. Um sistema de 5S é uma parte importante de todas as ferramentas do lean.
| O SISTEMA 5S | |
| Organização do 5S no local de trabalho | Padrões |
| Utilização | Separa itens necessários de itens desnecessários. |
| Organização | Colocar as coisas em seu devido lugar e em sua devida ordem. |
| Limpeza | Limpar o local de trabalho. |
| Padronização | Padronizar os três primeiros S. |
| Autodisciplina | Tornar o 5S parte do trabalho. |
FAZENDO O 5S FUNCIONAR
Muitas companhias irão embarcar na implementação do 5S apenas para fazerem os três primeiros S: senso de utilização, senso de organização e senso de limpeza. Alguns concluem que após a limpeza e organização, os funcionários simplesmente entrarão na linha e farão a manutenção da fábrica visual por conta própria.
Testemunhei diversas companhias comentarem que tentaram o 5S no passado e que isto não funcionou para elas. Investigações mais profundas descobriram uma causa raiz consistente para este insucesso. As companhias não formalizaram os dois últimos S: senso de padronização e senso de autodisciplina. Elas chamaram a iniciativa de 5S quando, na verdade, havia apenas 3S.
A implementação bem- sucedida dos dois últimos S do 5S determinará se você é capaz ou não de transformar suas operações de uma fábrica oculta atrás do desperdício – afetando transporte, estoque e movimento, resultando em espera, superprocessamento, superprodução e defeitos – para uma fábrica visual em que o ambiente é auto-explicativo, auto-organizado e auto-aprimorado.
Em um local de trabalho visual, a situação fora do padrão é imediatamente evidente e os funcionários podem corrigi-la facilmente. Gerenciando dessa maneira, com base nas exceções, torna-se possível a excelência da operação.
Uma vez que tenham sido completados os sensos de utilização, organização e limpeza, é importante definir as expectativas e afixar as responsabilidades e programações. A equipe também deve escrever uma política de tempo de melhoria que defina claramente quanto tempo é alocado para a manutenção do 5S, regulamente, por exemplo:
*Comprometer cinco minutos ao final do turno para entregar a área de trabalho em boas condições para o próximo turno.
*Afixar folhas de verificação para comunicar claramente o que deve ser limpo e inspecionado, como limpar e inspecionar, que é o responsável das verificações.
Usando estes padrões, a supervisão e a gerência podem verificar o desempenho e identificar infrações. Conduza auditorias frequentes de 5S, talvez semanalmente, para medir a condição global do sistema.
Conforme o 5S se torna mais incrustado na cultura e o número de infrações diminui ao longo do tempo, melhorando, assim, a pontuação do 5S, a gerência pode considerar diminuir a frequência das auditorias. Use os resultados da auditoria de 5S para determinar a frequência.
A pontuação de 5S deve ser afixada na área de trabalho e revisada pela equipe quanto a oportunidades de melhoria continua que devem ser resolvidas antes da próxima auditoria. Esta programação de auditoria também deve ser padronizada.
A etapa do senso de autodisciplina é realmente a etapa de transformação que torna o 5S o modo normal de fazer negócios. Esta etapa integral requer o envolvimento de todos os funcionários.
Além dos funcionários fazerem a manutenção diária do 5S, um champiom da gerência deve ser responsável por visivelmente dar suporte ao processo, provendo o feedback a lata administração e lutando pelo 5S, se necessário. O envolvimento da alta administração é crucial e pode ser alcançado com a instituição de inspeções e observações ou auditorias como meios práticos, para que a gerência participe regularmente e visivelmente da implementação e forneça um feedback concreto.
As organizações também devem considerar o emprego de líderes informais no chão-da-fábrica, utilizando coordenadores de 5S, os quais são voluntários encarregados de harmonizar, implementar e liderar a implementação. O sistema de 5S deve ser incorporado em todas as funções do negócio.
É tempo de limpar a casa, e não estamos falando de demissões. Estamos falando de 5S!
| Em 50 palavras ou menos
*Um sistema 5S (senso de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina) cria um ambiente de trabalho disciplinado, limpo e bem organizado.
*Muitas organizações implementam somente as três primeiras etapas e depois perguntam por que o sistema não funciona.
*A falta de um sistema robusto de 5S torna ineficientes as outras ferramentas do lean |
